L'essentiel en 5 points
- Le BODACC, l'annuaire des entreprises et les comptes déposés au greffe sont consultables gratuitement.
- Un encours accordé sans plafond est une ligne de crédit gratuite accordée à un inconnu.
- Trois signaux doivent arrêter une commande : procédure collective, comptes non déposés depuis deux ans, changement répété de dirigeant.
- Les capitaux propres inférieurs à la moitié du capital social déclenchent une obligation de consultation des associés (article L225-248 du Code de commerce).
- Une vérification annuelle et une alerte BODACC coûtent moins que dix recouvrements.
Une entreprise qui vend à crédit accorde un prêt. Elle ne facture pas d’intérêts, ne prend pas de garantie et ne vérifie souvent ni l’identité ni la capacité de remboursement de l’emprunteur. Puis elle s’étonne de ne pas être payée.
La vérification de solvabilité n’est pas un exercice de défiance. C’est un calcul de risque, avec des sources gratuites et une règle de plafond. Ce guide donne la méthode complète, du premier rendez-vous à la surveillance annuelle.
Les sources gratuites
| Source | Ce qu’on y trouve | Limite |
|---|---|---|
| Annuaire des entreprises (data.gouv) | SIREN, état administratif, dirigeants, siège, activité | Pas d’information financière |
| Infogreffe | Kbis, comptes annuels déposés, actes | Certaines données payantes |
| Registre national des entreprises (INPI) | Immatriculation, modifications, bénéficiaires effectifs | Interface moins lisible |
| BODACC | Procédures collectives, ventes, radiations | Publication avec décalage |
| Pappers, Société.com | Synthèse, scores, alertes | Freemium, données parfois anciennes |
| Banque de France FIBEN | Cotation des entreprises | Abonnement payant |
| Sites d’avis clients | Réputation commerciale | Non probant juridiquement |
Pour un premier contrôle, l’annuaire des entreprises et le BODACC suffisent. Pour un encours significatif, ajoutez les comptes annuels et une base privée avec score.
Lire un bilan en dix minutes
Un bilan se lit dans un ordre précis. Quatre chiffres racontent l’essentiel.
| Indicateur | Où le lire | Ce qu’il révèle |
|---|---|---|
| Chiffre d’affaires | Compte de résultat | Taille réelle de l’activité |
| Résultat net | Compte de résultat | Capacité à dégager de la marge |
| Capitaux propres | Bilan, passif | Solidité et capacité d’absorber une perte |
| Trésorerie | Bilan, actif circulant | Capacité à payer à court terme |
| Dettes fournisseurs | Bilan, passif | Poids des fournisseurs dans le financement |
| Dettes fiscales et sociales | Bilan, passif | Signal de tension, souvent avant les impayés |
| Évolution sur deux ou trois ans | Comparaison | Tendance, pas photographie |
Trois seuils méritent l’attention. Des capitaux propres inférieurs à la moitié du capital social déclenchent, dans les sociétés concernées, une obligation de consultation des associés sur la poursuite de l’activité (article L225-248 du Code de commerce). Une trésorerie inférieure à un mois de charges courantes annonce une tension prochaine. Des dettes fiscales et sociales qui augmentent plus vite que le chiffre d’affaires annoncent souvent une procédure collective.
Les signaux d’alerte
| Signal | Gravité | Réaction |
|---|---|---|
| Procédure collective en cours | Critique | Aucun encours, déclaration de créance si besoin |
| Clôture pour insuffisance d’actif | Critique | Aucun encours |
| Comptes non déposés depuis deux ans | Élevée | Acompte, plafond minimal |
| Changement de dirigeant répété | Élevée | Vérifier les motifs, réduire l’encours |
| Siège chez un domiciliataire récent | Moyenne | Vérifier l’activité réelle |
| Société créée depuis moins de six mois | Moyenne | Paiement à la livraison |
| Commandes qui augmentent brutalement | Moyenne | Plafond inchangé, pas d’emballement |
| Délais de paiement qui s’allongent | Moyenne | Relance automatique, revue du plafond |
| Refus de fournir les pièces demandées | Moyenne | Acompte obligatoire |
| Adresse électronique générique | Faible | Vérifier le contact réel |
| Effectif en baisse sur deux ans | Faible | Surveillance renforcée |
| Avis clients négatifs récents sur le paiement | Faible | Prudence, sans conclusion |
La règle pratique : deux signaux moyens valent un signal élevé, et un signal élevé suffit à changer les conditions de vente.
Fixer un plafond d’encours
Le plafond n’est pas une opinion, c’est un chiffre. Il dépend de trois variables : l’ancienneté de la relation, la santé financière du client et son comportement de paiement.
| Profil | Plafond indicatif | Conditions |
|---|---|---|
| Nouveau client sans information | 0 € | Paiement à la commande ou à la livraison |
| Nouveau client avec comptes sains | 2 semaines de CA prévisionnel | Plafonné à une fraction des capitaux propres |
| Client depuis un an, aucun incident | 1 mois de CA moyen | Revue annuelle |
| Client depuis deux ans, comptes à jour | 2 mois de CA moyen | Revue semestrielle |
| Client avec retards récurrents | Plafond inchangé | Relance automatique, suspension au-delà de deux factures |
| Client en procédure collective | 0 € | Aucune livraison sans paiement comptant |
La fraction des capitaux propres est une règle interne, à calibrer par métier. Un encours de 10 % des capitaux propres du client est déjà ambitieux pour une PME ; au-delà de 25 %, le fournisseur devient un créancier structurant, ce qui n’est pas son rôle.
La checklist avant la première commande
| Vérification | Fait | Commentaire |
|---|---|---|
| SIREN actif | ☐ | Annuaire des entreprises |
| Kbis de moins de trois mois | ☐ | Infogreffe |
| BODACC sans procédure | ☐ | Recherche par SIREN |
| Deux derniers bilans | ☐ | Infogreffe ou demande directe |
| Capitaux propres positifs | ☐ | Bilan |
| Trésorerie supérieure à un mois de charges | ☐ | Bilan |
| Attestation URSSAF | ☐ | Moins de six mois |
| Attestation fiscale | ☐ | Moins de six mois |
| Assurance responsabilité civile | ☐ | Attestation en cours |
| RIB au nom de la société | ☐ | Vérifier la concordance |
| Plafond d’encours fixé | ☐ | Écrit dans le dossier client |
| Conditions de vente acceptées | ☐ | Devis ou bon de commande signé |
Modèle : demande de dossier client
À envoyer avec le devis. Adaptez la liste au montant de l'encours : inutile de demander deux bilans pour une commande de 800 €.
Madame, Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous adresser notre proposition pour [NATURE DE LA PRESTATION OU DES MARCHANDISES], d’un montant de [MONTANT] € HT.
Afin de procéder à l’ouverture de votre compte client et de fixer les conditions de règlement adaptées, nous vous remercions de bien vouloir nous transmettre les éléments suivants :
- un extrait Kbis de moins de trois mois ;
- vos deux derniers bilans et comptes de résultat déposés ;
- une attestation de vigilance URSSAF de moins de six mois ;
- une attestation de régularité fiscale ;
- un relevé d’identité bancaire au nom de la société ;
- une attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ;
- le cas échéant, le titre ou l’agrément exigé pour votre activité ;
- les coordonnées du responsable du paiement et du responsable des achats.
Ces documents restent strictement confidentiels et ne sont utilisés que pour la gestion de notre relation commerciale, conformément au règlement européen sur la protection des données.
Dans l’attente de votre retour, nous restons à votre disposition pour tout complément.
[Signature]
Surveiller dans le temps
La solvabilité change. Une entreprise saine en janvier peut être en redressement en octobre. Trois dispositifs suffisent.
- Une alerte BODACC par SIREN : elle prévient en quelques jours de l’ouverture d’une procédure collective.
- Une revue trimestrielle des encours : classer les clients par encours, repérer ceux qui dépassent le plafond et ceux dont les retards s’accumulent.
- Une réévaluation annuelle : actualiser les comptes, le plafond et les conditions de règlement.
Le coût de ces dispositifs est marginal. Une alerte BODACC coûte quelques euros par mois, une revue trimestrielle prend une heure. À comparer avec le coût d’un impayé de 20 000 €, qui mobilise plusieurs mois et souvent un cabinet.
Ce que la vérification ne remplace pas
La vérification détecte le risque, elle ne le supprime pas. Trois protections restent nécessaires, et elles sont traitées ailleurs sur ce site :
- des conditions générales de vente qui prévoient acompte, pénalités et déchéance du terme ;
- une clause de réserve de propriété pour les marchandises identifiables ;
- une caution du dirigeant ou une garantie bancaire pour les encours importants.
Et une règle simple, souvent la plus efficace : la meilleure garantie reste le paiement avant livraison.
Quand déléguer ?
Confiez la vérification à un cabinet partenaire lorsque vous traitez des encours importants, lorsque le client refuse de communiquer ses comptes, ou lorsque vous devez décider rapidement d’accorder ou non un délai de paiement. Les honoraires peuvent être prélevés sur les sommes récupérées, sans avance de frais pour l’analyse. Vous pouvez faire étudier votre dossier.
Références Sources officielles
-
Code du travail, article D8222-5 (attestation de vigilance, périodicité)
-
CNIL, principes du RGPD appliqués à la prospection et à la gestion client
Textes consultés le 29 octobre 2026. Les liens renvoient aux versions en vigueur ; une réforme postérieure peut modifier les délais et les montants cités.
Questions fréquentes (FAQ)
Où trouver les comptes annuels d'une entreprise gratuitement ?
Les comptes déposés au greffe du tribunal de commerce sont consultables via Infogreffe et les données publiques du registre national des entreprises. Les petites entreprises peuvent demander la confidentialité de leur compte de résultat, mais le bilan reste en général accessible. Les plateformes privées reprennent ces données avec des outils de synthèse.
Peut-on refuser de vendre à un client sans justification ?
Oui, la liberté contractuelle permet de refuser une commande, sauf pratique discriminatoire ou position dominante. En pratique, mieux vaut refuser poliment ou proposer un paiement comptant qu'accepter un encours que l'entreprise ne peut pas porter. Un refus écrit et motivé évite les contestations.
Quelles pièces demander à un nouveau client professionnel ?
Un Kbis de moins de trois mois, les deux derniers bilans, une attestation de vigilance URSSAF, une attestation de régularité fiscale, un RIB au nom de la société, une attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle et, pour les activités réglementées, le titre ou l'agrément correspondant.
L'attestation URSSAF est-elle obligatoire ?
Pour les contrats de sous-traitance et les marchés publics, oui, avec un renouvellement tous les six mois. En dehors de ces cas, elle n'est pas obligatoire mais reste un bon indicateur : une entreprise à jour de ses cotisations est généralement mieux gérée et moins exposée à une procédure collective.
À quelle fréquence faut-il revérifier un client ?
Au moins une fois par an pour les encours significatifs, et à chaque signal : augmentation de commande, retard de paiement inhabituel, changement de dirigeant, publication au BODACC. Une alerte automatique sur le SIREN coûte quelques euros par mois et remplace une veille manuelle impossible.
Faites étudier votre dossier, sans avance de frais.
Un expert vous rappelle sous 24 h. Rémunération uniquement sur les sommes effectivement récupérées.
Exprimer mon besoinCe guide est informatif et ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation. Dernière vérification des textes cités : 30 octobre 2026.
